Se for deg det typiske scenarioet i et idrettslag: en hoved-medlemsansvarlig på toppen av et idrettslag, og egne medlemsansvarlige per idrettsgren, som sammen har ansvaret for idrettslagets medlemsregister.
Til en hver tid må medlemsansvarlige for hver idrettsgren holde orden på nye registrerte medlemmer, gamle medlemmer som skal slutte, og rapportere til hovedansvarlig i idrettslaget, som selv må holde tak i alle disse forskjellige listene for å ha et oppdatert medlemsregister.
På toppen av det hele må det på slutten av året foreligge et oppdatert medlemsregister som skal rapporteres i forbindelse med samordnet rapportering (også kjent som idrettsregistreringen).
Sannsynligvis trenger du ikke å forestille deg dette, fordi du allerede har kjent dette på kroppen.
Heldigvis har dette problemet en enkel løsning – en brukervennlig innloggingsportal for medlemmer for både registrering (innmelding) og oppdatering av informasjon, der medlemmet får påminnelser og veiledning til å jevnlig oppdatere sin informasjon. Her er de 3 viktigste resultatene av en slik portal:
Ved å ha innmelding i et idrettslag på hjemmesiden kuttes antall telefoner og mailer ned drastisk, ved at foreldre selv kan i løpet av få minutter registrere, og betale for, sine barns medlemskap.
Jevnlige auto-genererte e-poster med påminnelser og veiledninger for oppdatering av informasjon gjør at medlemmene selv tar seg av vedlikehold av medlemsregisteret. Uansett hvor enkelt og godt systemet er vil det dessverre alltid bli noen telefoner og mailer fra foreldre, men dette kan kuttes ned drastisk.
Ved å ha et levende og til en hver tid oppdatert medlemsregister, vil samordnet rapportering ikke lenger være et tidssluk. Der man før i tiden måtte ta et skippertak av dimensjoner på slutten av året (eller i januar) for å sende inn en korrekt liste, kan man nå gjøre unna rapporteringen ved kun å lese av noen få tall.
(OBS: med WebOrg får man en kontinuerlig oppdatert oversikt til samordnet rapportering. Du trenger bare å lese av og plugge inn tallene, så er du ferdig.)
Siden medlemmene veiledes gjennom en egen medlemsmeny på hjemmesiden deres, vil det bli økt bruk av hjemmesiden. Dette vil føre til at flere får med seg informasjonen som foreligger, og hjemmesiden blir i større grad en informasjonskanal for de typiske spørsmålene – som f.eks treningstider- og steder, kamper osv. En bonus er også økt eksponering for sponsorene til idrettslagene.
(OBS: med WebOrg får man en oversikt over hvor mange visninger og klikk sponsorbannerne har fått, som er fint å vise til de som sponser idrettslaget, og vil også være et godt grunnlag i videre sponsorjakt.)
2015 © WebOrg.no
Alle Rettigheter
