Google Apps for idrettslag

Det finnes mange gode gratistilbud der ute for ideelle organisasjoner, som de fleste idrettslag er. Ett av disse er Google Apps, som inneholder det meste av programvare Google har å tilby: Google Disk, Gmail, Google Dokumenter, Regneark og mye mer. I denne bloggposten skal vi fortelle hvorfor idrettslaget bør vurdere Google Apps og deretter beskrive hvordan man går frem for å ta det i bruk.

Hvorfor er Google Apps interessant for idrettslag?

Hvis du vil lese hva Google selv skriver om tilbudet for ideelle organisasjoner kan du se her.

1. Det dekker mange behov i idrettslag på en svært god måte

E-post

Vi ser mange idrettslag som benytter personlige e-postadresser. Dette kan føre til irritasjon for de frivillige som må blande verv og privatliv, og det kan fremstå lite profesjonelt. Det er også mange som ikke har offisielle klubbadresser (eksempelvis post@klubbenif.no), men i stedet klubbenif@gmail.com. Ved å benytte Google Apps får man Gmail og kan benytte sitt eget domene i e-postadressene.

Dersom man benytter personlige e-postadresser som offisiell kontaktinformasjon på nettsider o.l. blir man tvunget til å oppdatere dette ved utskiftning av personell i idrettslaget. Erfaringsvis gjøres dette litt for sjeldent, og resultatet blir feilinformering på hjemmesiden. Ved å ha offisielle klubbadresser blir dette enklere å holde styr på, og e-postkontoer kan gå i arv mellom frivillige.

At Gmail er både så enkelt og populært vil kunne gi en bonuseffekt ved at man ikke trenger å gi opplæring i bruken av det.

Dokumentutforming- og samhandling

Google Dokumenter, Regneark og Presentasjoner er gode verktøy som er tilsvarende Microsoft Word, Excel og PowerPoint, henholdsvis. Det er riktignok begrenset med funksjonalitet sammenlignet med Microsoft, men det bør dekke de aller fleste behovene til de fleste idrettslag.

Det kan faktisk være en fordel med begrenset funksjonalitet, da det kan fremstå enklere å bruke. I tillegg er det en veldig enkel og brukervennlig samhandling: flere personer kan jobbe i det samme dokumentet samtidig.

Til sist krever det ingen lokalklient – altså trenger man kun en nettleser for å bruke disse verktøyene. Med andre ord kan ingen snike seg unna arbeid med unnskyldningen om at de ikke har Officepakken på hjemme-PC’en ;-).

Google Disk: fildeling- og lagring

Som ideell organisasjon får man gratis 30 GB lagringsplass i skyen per konto, fordelt på Gmail og Google Disk.

I idrettslag er rettighetsstyring viktig med tanke på eksempelvis styredokumenter eller sensitiv informasjon. Dette håndteres på en svært god måte i Google Disk og med et enkelt brukergrensesnitt. Når man oppretter et nytt dokument, regneark eller presentasjon lagrer man det samtidig i Google Disk og kan alltid begrense hvem som har tilgang til å lese og redigere dokumentene.

For de som benytter WebOrg anbefaler vi å utforme dokumentene i Google Apps (eller lignende tjenester), og deretter lagre det ferdige dokumentet i vårt eget rettighetsstyrte filarkiv.

Slik ser Google Disk ut (med eksempeldata), og med app-menyen åpnet (på høyre side av bildet):

2. Det er enkelt å bruke og vedlikeholde

Noen av de største utfordringene innen organisering av breddeidretten oppstår som følge av gjennomtrekk av personell. Kompetanseoverføring, oppdatering av informasjon og deling av dokumenter er bare noen av mange utfordringer når en person går ut og en ny kommer inn.

Ved å benytte Google Apps (eller Office 365, vi skal dekke dette i en senere bloggpost) blir noen av disse utfordringene enklere å overkomme. La oss ta noen eksempler:

Oppdatering av e-postadresse på hjemmesiden

Bruk epostadresser som går i arv (post@idrettslaget.no, medlem@idrettslaget.no o.l.). Det er enklere å huske på å gi tilgang til epostkontoen enn å oppdatere hjemmesideinfo. Alternativt kan man enkelt opprette egne adresser for nye frivillige (f.eks ola@idrettslaget.no) – det blir samtidig en god påminnelse om å oppdatere kontaktinfo på hjemmesiden.

Kompetanseoverføring og fildeling

Mange har allerede kjennskap til Google Apps, hvis ikke er det enkelt å lære. Med rettighetsstyrte mapper kan man f.eks lagre dokumenter med rutiner og kjøreplaner som kan plukkes opp av nye frivillige (kan også gjøres i Weborg forøvrig).

3. Det er gratis

Man har ingenting å tape på å undersøke om dette kan være en god løsning for sitt idrettslag. Hvis noen av punktene beskrevet over treffer deg/dere kan det være verdt å gå til anskaffelse av Google Apps, om enn bare for å se om det er noe man kan trives med.

Slik kan idrettslaget få Google Apps

For å få tilgang til Google Apps må idrettslaget først og fremst møte et sett med kriterier. Les om disse her, eller se under:

(kilde: https://support.google.com/nonprofits/answer/3215869?hl=no&ref_topic=3247288 )

Kort fortalt må idrettslaget være registrert i frivillighetsregisteret og hos TechSoup Norge.

Når dette er gjort mottar man en valideringskode fra TechSoup som kreves ved søknad til Google Apps for idelle organisasjoner her (full lenke: https://www.google.no/intl/no/nonprofits/join/).

 

Bruker ditt idrettslag en annen løsning for dokumentsamhandling eller e-post som fungerer godt? Tips oss gjerne her!

Share on FacebookShare on LinkedInShare on Google+Tweet about this on Twitter
Vi er sosiale
Kontaktdetaljer

Drammensveien 288
1327 Lysaker

Noe du lurer på?
Fields marked with an * are required