Idrettslag som de fleste andre står ovenfor ekstraordinære tider. Det kan være vanskelig å forutsi hvordan morgendagen blir, hvilke restriksjoner som blir påbudt og for hvor lenge. Vi tenker likevel at det er viktig at man holder seg i form, på tross av at treningssentre og idrettslag ikke for øyeblikket kan tilby aktiviteten man er vant med. Enkelte idretter kan fortsatt delvis tilbys, med store begrensninger naturligvis, og det administrative i klubbene kan gjennomføres som normalt. Kanskje dere til og med får tid til å gjøre noe av det dere ellers ikke rekker?
Vi i Samspill med over 750 idrettslag fordelt på Spoortz og WebOrg håper at dette innlegget kan være til hjelp for klubbene slik at dere kan ta de rette valgene og kommunisere på en god måte med medlemmene deres. I avsnittene under tar vi for oss typiske utfordringer idrettslag står ovenfor.
Hold dere oppdaterte på anbefalinger fra helsemyndighetene
På hjemmesidene til Folkehelseinstituttet (https://www.fhi.no) kan dere få daglige oppdateringer om viruset og tiltak dere kan gjøre for å hindre smitte. Vi anbefaler at alle er innom sidene deres daglig slik at dere er oppdaterte på siste nytt.
Kommuniser proaktivt, raskt og ærlig med medlemmene deres
På NIF sine sider (https://www.idrettsforbundet.no/nyheter/2020/viktig-informasjon-vedrorende-koronavirus/) ber de om at all idrett, treninger og konkurranser opphører med umiddelbar virkning. Dette er for å unngå situasjoner der koronasmitte kan forekomme.
Likevel råder vi alle til å være kreative og oppfordre medlemmene til å være aktive på egenhånd. Enkelte idretter kan tilby trening uten at medlemmene må samles for å utøve det. Orientering er et godt eksempel. Vi vet at noen klubber har sendt ut informasjon om hvor de ulike postene er, slik at de som ønsker fortsatt kan komme seg ut. Det kan også være lurt å oppfordre medlemmene til å holde avstand om de møter andre når de er ute og trener.
Ved utsettelse av arrangementer
Dersom dere må utsette arrangementer bør dere se på muligheten for å utsette det til en bestemt tid eller kommunisere tydelig ut at beslutningen om ny tid og sted vil bli sendt ut innen en satt frist. Hvis det er et arrangement dere ikke har muligheten til å gjennomføre på et senere tidspunkt bør dere være tydelige om dette ut mot medlemmene.
Å kansellere et arrangement kan få store negative økonomiske konsekvenser både på kort og lang sikt for klubben. Som arrangør må dere ta utgangspunkt i lover som kontrollerer kjøp; kjøpsloven og forbrukerkjøpsloven. Det overordnede er at dere har leveringsplikt overfor deltakerne, men hvis det oppstår hindringer utenfor deres kontroll (for eksempel Covid-19 virus (force majeure)) må dere utsette arrangementet til en senere dato eller i verste fall avlyse uten å nødvendigvis måtte refundere hele påmeldingsavgiften.
Med dagens situasjon er dere tvunget til å avlyse/utsette arrangementer på grunn av myndighetenes forbud mot organisert idrett inne og ute, så dere er ikke nødvendigvis pliktige til å betale tilbake hele påmeldingsavgiften. Vi i Samspill foreslår at dere i dette tilfellet kommuniserer godt ut til medlemmene deres og prøver å tilbakebetale alt utenom det som eventuelt må til for å dekke alle de variable kostnadene man som arrangør har hatt og vil ha på grunn av det avlyste arrangementet. Siden myndighetene oppfordrer til dugnad så bør man som arrangør også få andre underleverandører til å ta deler av betalingen som for eksempel leie av lokale. Dette håper vi at alle påmeldte vil akseptere og ha forståelse for.
Som arrangør er det viktig å huske på opplysningsplikten. Opplever dere hindringer utenfor deres kontroll, som krav fra NIF og myndigheter, må dere informere deltakerne innen rimelig tid.
Husk at dere kan sende ut e-poster direkte til deres medlemmer via WebOrg. Dere kan også refundere hele eller deler av påmeldingsavgiften hvis arrangementene blir avlyst direkte i regnskapsrapporten under finansmodulen.
Hva kan dere gjøre av administrerende arbeid?
Det er mange klubber som snakker om at de må få ryddet opp i medlemsregistrene sine, men at de sjelden har tid. Nå som de aller fleste av oss sitter hjemme kan det kanskje være tid til nettopp dette?
Under “Grupper & Avdelinger” finner dere en egen gruppe helt nederst som heter Udefinerte medlemmer. Dette er alle medlemmene som ligger i systemet uten gruppetilhørighet. Mange klubber vet ikke om denne gruppen, men det er et fint sted å starte når man vil ta en opprydding.
I tillegg er det mange som ønsker å oppdatere og legge ut ny informasjon på websidene sine. Kanskje kontaktinformasjonen er utdatert eller det er mer informasjon som kan publiseres? Noen har kanskje vurdert å bytte over fra en annen hjemmesideleverandør til WebOrg? Vi har normal arbeidstid og hjelper dere gjerne via et online møte og har systemer der vi kan dele skjerm og ha en full gjennomgang med dere.
Hvilke tiltak har Samspill igangsatt?
Vi i Samspill innfører nå ytterligere tiltak knyttet til å forebygge og redusere risikoen for at ansatte, kunder og andre smittes av Koronaviruset, Covid-19. Det er fortsatt ingen ansatte som er smittet eller syke, men det er likevel viktig med forebyggende tiltak.
Noen av de tiltakene vi har gjort er:
– Hjemmekontor for de ansatte
– Vi utsetter eller avlyser alle eksterne møter, og tar disse heller over Web
– Vi tilbyr opplæring og support via Web
– Vi utsetter eller avlyser alle eksterne møter, og tar disse heller over Web
– Vi planlegger flere Webinarer de neste ukene for at idrettslag skal kunne fortsette med det administrative arbeidet.
Vi håper alle holder seg friske, og gleder oss til vi er tilbake til normalen og kan se at medlemmene får tilbake de gode treningstilbudene dere tilbyr dem. Hvis dere skulle ha noen spørsmål må dere ikke nøle med å ta kontakt. Vi er tilgjengelige som vanlig.
2015 © WebOrg.no
Alle Rettigheter
