Sesongforberedelser: Kom riktig ut av startblokka!

Velkommen til den første av vår serie med bloggposter der vi guider deg gjennom forberedelser til en ny sesong. Tipsene som blir beskrevet i denne serien kan benyttes når som helst, men rundt sesongstart er et spesielt godt tidspunkt. Husk å sjekk innom med jevne mellomrom for å få med deg hele serien med bloggposter over de nærmeste ukene. Du kan og laste ned denne posten som en pdf ved å klikke her.

I denne serien skal vi gi deg håndfaste tips som kan benyttes umiddelbart som alt fra administrative tiltak til kreativ markedsføring – på en lett forståelig måte og i en logisk rekkefølge.

header

Et godt utgangspunkt er viktig, om ikke avgjørende, for å lykkes med det meste – for eksempel å vinne en kamp, gjennomføre en vellykket treningsleir eller å sette en ny personlig rekord. Det samme gjelder for å gjennomføre en vellykket sesong.

Det viktigste med idretten er fellesskap, mestring og å ha det gøy, for å nevne noe. Drift og administrasjon er ikke nødvendigvis det morsomste vi gjør, men det er helt avgjørende for å gi våre barn og lokalsamfunn et godt tilbud. Derfor har vi snakket med mange velfungerende idrettslag og håndplukket en liste med administrative forberedelser som gir ditt idrettslag et solid utgangspunkt for en god sesong, slik at dere kan fokusere på det som er viktigst: å ha det gøy!

kap-1

1. Få oversikt over alle trenere, lagledere, og øvrige administratorer

1.1 Hvem gjør hva?

Sørg for at det finnes rapporteringslinjer fra styret helt ned til lagsnivå. I et fleridrettslag innebærer dette kontakt mellom hovedstyret, avdelingsstyrene (f.eks fotballstyret eller håndballstyret) og lagledere/trenere. Delegér ansvar for rapportering av alle ansvarsroller per nivå oppover i organisasjonen og samle deretter informasjonen i et felles organisasjonskart.

1.2 Oppdatér hjemmesiden med kontaktpersoner med navn og kontaktinfo

Etter å ha dannet en oversikt over organisasjonen er neste steg å oppdatere kontaktinformasjon på hjemmesidene (styreoversikt, lagsider osv.). Lag enkle tabeller med rolle, navn, e-post og tlf (evt. delegér ansvar for dette nedover i organisasjonen). Vi dekker dette punktet i mer detalj i neste bloggpost, som handler om optimalisering av hjemmesiden.

 

kap-2

 

2. Sett opp sesongplan

2.1 Oversikt over alle sportslige aktiviteter

Nå som du har trener- og laglederoversikten klar, gi dem en deadline til å sende deg (eller relevante organisatoriske ledd) alle treningstider- og steder, samlinger, arrangementer, cuper osv (evt. bruk et system som WebOrg slik at trenere selv kan oppdatere hjemmesiden med treningstider o.l.).

Jo tidligere disse punktene er på plass, dess enklere og mer forutsigbar blir planleggingen og gjennomføringen av resten av sesongen. En bonus ved å få dette på plass tidlig er økt fleksibilitet for uforutsette endringer i f.eks tidspunkt for arrangementer.

Oppdater til slutt de relevante kalenderne og sett opp banereservasjon i et bookingsystem (inkludert i WebOrg).

2.2 Gjør klar til fakturering

Sørg for at alle priser er oppdaterte – dersom det er et nytt kalenderår kan det være at noen har hoppet opp et trinn. Dersom mulig, bruk enkle online betalingsløsninger som kan forenkle den administrative siden.

Se her for hvordan man kan støtte automatisk fornyelse av avgifter per år og hvordan medlemmene kan betale fra mobilen.

2.3 Lag en møteoversikt og arkiveringsløsning for møteprotokoller

Sett opp en oversikt over alle møter i idrettslaget: styremøter, trenersamlinger, spillermøter (hvis relevant), og legg inn i kalender. Dersom dato ikke kan fastsettes enda, så lag påminnelser i kalender slik at dette ikke sklir ut utover i sesongen. Å opprettholde god kommunikasjon internt kan være svært viktig for å ivareta god drift, og for å eksempelvis undersøke om noen er overarbeidet og trenger hjelp.

Dersom idrettslaget ikke har en løsning for å arkivere protokoller og referater med rollebasert tilgang, bør dette vurderes. Alternativer er blant annet Google Drive, Dropbox, eller vår egen filarkivløsning, som man får som en del av WebOrg.

2.4 Dugnadsoversikt

Lag en oversikt over alle planlagte dugnader, og sørg for å ha verktøy som kan hjelpe til med fasilitering av dugnader (påmelding og gjennomføring). Et gratis verktøy som fungerer helt greit for påmelding er Google Skjemaer. Med WebOrg får man et påmeldingssystem som kan brukes til dugnader, som også kan fasilitere automatiske rabatter på treningsavgifter.

 

kap-3

 

3. Arrangementer og påmeldinger

Mange idrettslag har arrangementer som krever påmelding, og ofte betaling. Dette kan være Telenor Xtra, håndballskoler, skikaruseller, eller turnpartier, for å nevne noen. Bruk et verktøy som gjør fasilitering av påmelding og betaling på en enkel måte – for både administrasjonen og deltagere.

Med WebOrg kan man opprette arrangementer med påmelding med eller uten betaling, og velge om det skal være tilgjengelig for kun medlemmer, eller om man skal åpne for ikke-medlemmer. Dette kan man gjøre fordi WebOrg også har et medlemsregister (som er integrert med NIF). Ved å ha online betaling koblet på påmeldingen kan man sørge for å ha forhåndsbetaling og dermed sikre likviditet til å gjennomføre arrangementet på en god måte, uten å måtte bruke tid og ressurser på å manuelt purre på deltakere/foreldre.

Oppsummering

Ved å ta et løft og gjennomføre punktene som er beskrevet i denne bloggposten vil idrettslaget ha et veldig godt utgangspunkt for å gjennomføre en vellykket sesong. Denne listen er på ingen måte utfyllende, og det vil også være variasjoner i behov mellom idrettslag. Det er imidlertid en liste som sørger for at det viktigste er på plass.

Disse punktene er rettet mot toppadministrasjonen, men er relevant for alle nivåer i et idrettslag. Det er angitt flere steder at noen punkter kan delegéres, men sannheten er at omtrent alle punkter gjøres av forskjellige personer på forskjellige nivåer. Det viktigste er at punktene blir gjennomført, og at det finnes gode og velfungerende rapporteringslinjer.

Neste bloggpost

I neste bloggpost (oppdatering: publisert her!) går vi gjennom hvordan man optimaliserer hjemmesiden, slik at idrettslaget fremstår på best mulig måte, og informasjonen er lett tilgjengelig. Ved å ha en godt organisert multifunksjonell hjemmeside kan man effektivisere kommunikasjon og kutte ned antall tidkrevende henvendelser.

Vi er sosiale
Kontaktdetaljer

Drammensveien 288
1327 Lysaker

Noe du lurer på?
Fields marked with an * are required