«Vi er egentlig mange klubber i en»
Fleridrettslag består ofte av flere typer idretter med ulike ledere og styrer. Det kan være vanskelig å samle alle sammen på en plattform der styret kan ha oversikten over alle. Turn og dans har partipåmeldinger og bruker kanskje et annet system enn fotballen og håndballen som sender ut treningsavgifter to ganger i året. Kanskje har dere også et klubbhus som leies ut med jevne mellomrom, og cuper, konkurranser og andre eventer som skal organiseres.
En annen ting er hvordan foreldre med flere barn i ulike idretter må forholde seg til idrettslaget. Er de med i samme idrettslag, men må forholde seg til, melde på arrangementer og betale i ulike systemer kan det ofte resultere i at ikke alle får all informasjon og betalinger ikke blir betalt rett og slett fordi de ikke får med seg alt som blir sendt ut til de.
Nøkkelen her er å finne en løsning som kan dekke behovet til lederen for turn like bra som lederen for fotball, og som administrasjonen for hovedlaget kan kreve inn medlemskontingenter og holde en generell oversikt i.
NIF krever at alle idrettslag bruker en godkjent løsning som er integrert opp i mot Idrettens Database for å innkreve kontingenter og treningsavgifter. Dette snevrer inn søket en del, men stopper fortsatt ikke trenere og ledere i de ulike idrettene fra å bruke andre løsninger ved siden av. Noen ganger kan det være fordi de er uvitende om hvilke muligheter de har i den løsningen hovedlaget bruker, andre ganger fordi løsningen ikke er bra nok.
Selv om de NIF-godkjente løsningene kan virke like når man står ovenfor valget om hvilken man skal velge er det allikevel en sjekkliste som kan være grei å gå igjennom for å vite at man vil dekke behovene i alle ledd – fra toppledelsen til medlemmer og deres foresatte.
Her er en oversikt over fire punkter dere bør se etter for å kunne dekke alles behov bedre og likevel sitte igjen med en totaloversikt over klubben.
1.Brukertilganger
Gi alle engasjerte i klubben ulike roller. Hvis du sitter i hovedadministrasjonen vil du gjerne kunne ha en full oversikt over alle medlemmer, grupper (partier/lag) og påmeldinger, samt hvilke betalinger som kommer inn/er utestående gjennom de ulike kanalene. En trener derimot trenger kun tilgangen til å administrere og følge opp sine lag eller grupper. Derfor er det viktig å kunne tildele ulike roller på bakgrunn av hvilken informasjon og hvilke muligheter som skal være tilgjengelige for de ulike personene.
2.Påmeldingsløning
Her er det noen funksjoner som er viktige å se etter.
– Mulighet for å sette maks antall deltagere med venteliste
– Betaling ved påmelding, men også muligheten for påmelding til et gratis arrangement (uten betaling)
– Filtrere og sette ulike priser basert på medlemmer, ikke-medlemmer og medlemmer med ulike gruppetilhørigheter i klubben
– Lage arrangementer som foregår over et gitt tidsrom, men også gjentagende aktiviteter
– Lage et arrangement der alle som melder seg på havner i en gruppe (lag/parti) automatisk
Ved å ha alle disse funksjonene vil turnklubber kunne sette opp partipåmeldinger med et maks antall deltagere per parti og ventelister. Fotballklubber kan arrangere cuper og ta betalt, men også tilby gratis arrangementer og ekstra treninger. Ski, langrenn og alpint vil kunne ha påmeldinger til stevner, ta betalt for heiskort og ha påmeldinger til kurs.
3.Familierelasjoner
Det kan være en stor fordel å få samlet alle søsken og familiemedlemmer i en relasjon slik at foreldre kan ha oversikten over alle barna sine fra en innlogging. Dette vil gjøre det lettere å melde barna inn i nye idretter og lag og på ulike arrangementer, samt betale fra samme sted hver gang det er en kontingent eller treningsavgift som skal betales.
4. Flere kontoer og gode betalingsrapporter
Det er ikke til å unngå at alt av betalinger i et idrettslag må nøye rapporteres. En ting er informasjonen og oversikten NIF krever, men idrettslaget selv må også ha en god oversikt. Ved å kjøre alle betalinger i et system vil dere som klubb også kunne hente ut fullverdige betalingsrapporter som viser alle inntekter per idrett og per konto. Dette vil spare kassereren for mye tid og forsikre klubben om at alle pengene kommer inn på de kontoene de skal. En løsning som gir dere muligheten til å velge hvilken konto de ulike pengene skal inn på vil også bidra i å lette arbeidet for kasserer, samt gjøre at ingen må «vente» på at pengene skal komme inn.
IL Heming
Vi er avhengig av å kunne få samlet alt på et sted og tilby det til våre
medlemmer og deres foreldre. Dette gir også en økonomisk gevinst for klubben
Det er selvfølgelig en haug av muligheter og ingen fasit på hvordan man skal administrere et idrettslag, og alle gjør det forskjellig! Det viktigste er at medlemmene enkelt kan melde seg på og delta, trenerne kan trene og administrasjonen kan administrere. Det er vel knapt et idrettslag vi ikke har snakket med nå, og behovene og ønskene er så mange. Vårt mål er bare å hjelpe dere slik at dere kan bruke mindre tid på administreringen og mer tid på det som er gøy; idretten!
2015 © WebOrg.no
Alle Rettigheter
